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秘书跟领导讲话的技巧

时间:2017-12-08 文秘知识 我要投稿

  秘书跟领导的需要有很多的沟通交流,下面小编为你介绍一下秘书跟领导讲话的技巧吧!

秘书跟领导讲话的技巧

  秘书需要经常跟领导请示汇报工作,接受领导交办工作事项,小范围参与研究工作。得体恰当跟领导讲话是每个秘书潜心修炼、常做常新的重要事项。笔者认为要做到“四带三不”。

  “四带”主要是带要点、带耳朵、带眼睛、带笔记本。

  “带要点”就是要先思考跟领导讲几件事情,每件事情有哪些关键要点难点、领导关心哪些事项、需要领导决定哪些内容、领导还可能问哪些事项,提前把要点写到本子上,不写到本子上起码也有腹稿,搞清楚这些事项后才可找领导谈事情,否则就不要贸然找领导,找了就有可能汇报不清楚,汇报不清楚不如晚汇报或宁可不汇报。

  “带耳朵”就是在跟领导讲话时要认真、准确聆听领导讲话,精准捕捉领导讲话要点和把握领导工作意图,听不清楚或有歧义的要当面跟领导询问清楚,领导讲过的话还要入耳入心,不能这个耳朵进去、那个耳朵出来。实践中不带耳朵跟领导讲话的大有人在,领导讲过几天就不知道忘哪里去了,时间一长就让领导对你产生丢三落四、不可靠、不扎实印象。

  “带眼睛”就是跟领导讲话时要善于察言观色。注意观察领导对你汇报内容的兴趣程度及反应情况,如果不感兴趣就及时调整汇报重点及表达方式,迅速考虑重新调整或压缩汇报内容,或干脆适可而止;注意观察领导对你汇报内容态度,争取领导对你汇报内容要有明确指示或意见,但要把握在领导分管工作及职责范围之内,避免让领导表态分工范围之外事项;注意观察领导情绪,如果领导手头繁忙、心情不佳、注意力不集中或即将离开办公室的话,就要迅速打住;注意观察领导办公室是否需要清理垃圾或整理、饮水杯是否需要续水,是否有其他需要你做或你能做也应该做的活,实际上就是眼里有活。秘书呆头呆脑本质上就是呆在眼睛。现实中跟领导讲话不带眼睛的也大有人在,领导忙得不可开交还盯着汇报不停,在领导流露不悦时还不知进退;甚至看到办公室纸篓里堆成小山还视而不见。这些都是不带眼睛的生动表现。

  “带笔记本”就是跟领导讲话手里要有笔记本。不问是领导还是秘书,工作交流时都应该做些笔记,特别是事关重大事项。从秘书角度说,领导交办了哪些事项要逐一记录在案,以备做好落实,同时防止疏漏误事。从领导角度说,什么时间交代了哪些事项,有个记录也可备查。大家可能看过朝鲜领导人活动的新闻照片,总有一大群干部每人手里拿个小笔记本,以便随时记录。从专业角度说,这是很必要的。秘书要养成随身携带笔记本习惯,以备第一时间记录领导交办事项,不能依赖记性好,再好记性事情多了也有疏漏;对于重要事项,记下来如还不十分肯定,还要及时跟领导请示确认,以防误差。

  “三不”主要是不插话、不抢话、不废话。

  “不插话”就是领导讲话时不要插话。任何领导都不喜欢讲话时别人插话打断自己思路,同时也认为下级随便插话本身还是不尊重自己的表现,特别是在公开场合还容易影响自己光辉形象。秘书跟领导讲话要等领导讲完让你讲再讲话,哪怕你要讲的内容非常正确,也要等领导讲完后再以恰当方式讲话。实际上,不插话对所有人都同样适用。任何人在社会交往过程中都要自觉尊重讲话礼仪,在别人讲话时不要随意插话,如果实在需要插话,也要征得讲话人同意后才可插话,否则非常不礼貌。

  “不抢话”就是不该讲话时不要抢着讲话或跟领导抢话说,要等领导讲话结束后才能接着讲话,务必注意什么时候该说,什么时候不该说,领导让你说话你再说话,没让你讲话就要规规矩矩竖起耳朵好好聆听,做到沉默是金。秘书参加各类会议或讨论场合时同样要坚持不抢话,任何时候抢话了都会被人家视为不礼貌,还有可能影响领导形象。秘书一点点不慎重行为,到了人家嘴里就变成“某某领导的秘书一开会就喜欢抢话”,弄得连同领导光辉形象都受到莫名影响。秘书应将不抢话作为跟领导、同事沟通交流的基本准则。

  “不废话”就是跟领导不讲无用或多余的话。秘书跟领导请示汇报工作,要求直奔主题、重点突出、简洁明了、条理清晰,不连汤带水、絮絮叨叨、东拉西扯、没完没了,跟汇报事项没有关系的半个字不说;拿不准的宁可不讲或少讲,也不要打肿脸充胖子越说越乱。

  总的来说,秘书跟领导讲话是劳心费神事情,需要注意时间、地点、环境、场合、详略,同时把握好尺度及火候;认真观察和掌握领导讲话风格及个性特征,及时调整跟领导讲话方式方法,力求适应领导,同时争取领导适应自己。跟领导讲话后第一件事情就是好好消化吸收讲话要点,针对讲话要点做好针对性工作安排或贯彻落实,并在合适时间报告落实情况,千万不能等领导催问事情落实情况。领导只要催问就说明你又积极主动失职一次。另外,秘书在跟领导讲话过程中还要禁得住“三问”,就是要熟悉情况及前因后果,在领导询问相关事项时能够及时应答,防止情况不清楚被问个手足无措。在提升讲话水平方面,笔者不建议同志们去看专家意见,讲话功夫确实是“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行”,只有在实践中用心观察揣摩与调整改进才能讲得妥贴恰当。

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