文秘专业基础知识
文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。以下是小编精心整理的文秘专业基础知识，仅供参考，欢迎大家阅读。
文秘专业基础知识1
一、秘书机构的定义
秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。
二、秘书机构的性质
（一）比较两类机构
1、职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。（或称"业务性机构"、"职能部门"、"业务部门"）
2、综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。
（二）秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。
三、秘书机构的特点
（一）附属性：直接隶属于领导机关；
（二）综合性：活动内容综合性强；
（三）辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。
四、秘书机构的设置
（一）总原则：必须适应机关或单位管理工作的实际需要。
（二）具体要求：
1、凡独立单位必须设置秘书机构；
（独立单位：有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。）
2、秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求；
3、秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。
五、秘书机构的任务
（一）总括：
1、秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。
2、办文、办会、办事是中外秘书机构的主要任务的概括。
（二）分述：
1、政务性工作（参与政务）
（1）调查研究（为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议）
（2）信息工作（向决策者及时提供准确、完整、有用的信息）
（3）协调工作（侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系）
（4）咨询工作（为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广）
2、业务性工作（秘书部门独有的.、带有秘书专业性质的任务）
（1）文书工作（公文的"统收统发"）
（2）档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理）
（3）会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作）
（4）接待工作（可分为内宾、外宾接待两大类，注意"内外有别"）
（5）保密工作（保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室）
3、事务性工作（主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等）
六、秘书机构的领导关系
（一）秘书机构只直接对所属机关单位负责
秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。
这种领导关系，可以形象地比喻为"各为其主"、"各自为营"。
（二）秘书机构之间的联系
1、纵向联系
2、横向联系
七、各类秘书机构（略）
文秘专业基础知识2
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
（一）建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。
首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据；
其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案；
最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。
除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
（二）事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的'助手作用主要体现在下列各方面的工作：
一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作；
二是做好文件信息的加工筛选工作；
三是做好领导临时交办的工作；
四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；
五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
（三）中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到"上情下达，下情上达"。
（四）统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：
第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证；决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。
第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。
第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
（五）形象窗口作用
在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制"门难进、脸难看、话难听、事难办"的官僚主义作风和习气。
秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的"信息库"和"资料库"，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。
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