离职面谈记录范文
企业管理里, 离职面谈属于容易被忽略但极为关键的一个环节, 一份规范的记录, 不但能够协助企业知晓员工离职的实际缘由, 还能为之提供后续改进管理的依据, 下面这份范文模板包含了面谈的核心要素, 以供直接参考运用。
离职面谈为什么要留书面记录
有不少管理者觉得聊上几句便可以了, 然而口头进行沟通是极易遗漏掉关键信息的, 并且双方事后的记忆也将会存在偏差, 书面记录能够使得离职原因、工作交接、情绪状态等方面的信息完整地留存下来, 从而方便HR以及业务部门在后续进行复盘, 举例来说, 要是员工在离职时候提及的薪酬问题没有被记录下来, 那么过了两个月就不会有人记得了, 规范的书面记录同样属于企业防范劳动纠纷的重要证据, 当员工在事后主张公司违法解除之时, 留存的谈话记录能够帮助公司还原事实。
这份面谈记录, 并不需要冗长繁杂的论述, 然而一定要涵盖几个关键要点, 这几个关键要点分别是, 面谈的具体时间以及具体地点, 参与面谈的相关人员, 离职原因的详细分类, 员工针对公司所提出的具体建议, 还有需要后续跟进的相关事项。下面的这份记录, 便是严格依照这样的逻辑来进行撰写的。
离职面谈记录范文模板该长什么样
基础信息部分
看上去这部分简单，可说容易被漏掉, 是最容易的那种。面谈日期写明年月日就行, 别只写“7月4日”这种模糊的日期。参与人有离职员工、直属上级、HR三方, 每个人的名字和职位都得列清楚。特别建议注明员工在职时长, 为啥? 因为这个数据能帮着判断离职原因有没有普遍性。比如说, 一个入职半年的员工离职, 和入职五年的老员工离职, 问题根源完全不一样。
进行记录之际, 要将员工所讲的原本的话尽可能地予以还原, 不要凭借自身去进行概括。举例来说, 要是员工讲“工作太累了”, 不要写成“员工反映工作压力大”这样含义模糊的表述, 而是直接写成“每天加班直至十点, 周末的时候也得随时回复消息”, 如此更为真实。
面谈问答记录部分
这是记录的关键所在。有着这样的建议, 即把问答的具体内容划分成几个不同的维度去进行记录, 而不要出现东边说一句西边讲一句的混乱情况。就好比存在离职原因、对公司建议、职业规划方向这三个不同维度一样。处于每个维度之下, 都要记录员工所说过的原话要点, 同时HR以及主管所进行的追问内容也都得写进去。比如说员工表达了“想换个行业”这样的话语, 此时能够追问“具体想去哪个行业”以及“是什么触发了这个想法”, 而这些追问之后所获得的回答通常来讲是最具价值的信息。
进行记录之时, 要留意语气需客观, 切不可带有主观判断, 哪怕员工讲了公司的不好话语, 也要如实去记录, 且不可添油加醋。比方说员工讲“部门管理混乱”, 如此记录下来就行, 要是将其改成“员工在情绪激动状态下指责管理混乱”这般带有评判色彩的表述是不行的。
跟进事项与结论部分
于面谈终结之际, 需对几件事项加以确认, 分别为: 工作交接之进展状况, 离职手续之办理时间, 以及是否需要公司予以协助开具证明材料等等。针对于这一部分的记录, 务必要清晰明确责任人和完成时间, 举例而言, 像“由HR于7月8日之前提供离职证明的电子版”这般。在面谈结论的部分, 需简要地归纳总结离职的核心缘由以及公司后续能够采取的改进举措, 比如“建议对基层管理者的沟通培训予以优化”。
整份记录完成书写之后, 要让参与的各方进行签字确认, 以此来保证内容不存在差异。离职面谈记录并非是为了达成表格, 而是切实地助力公司留住人心、寻觅到问题所在。将每一次面谈的记录做好、做扎实, 渐渐地便能够发觉团队管理里潜藏的症结。