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文秘接电话的礼仪常识

时间:2022-10-26 15:33:43 文秘知识 我要投稿

文秘接电话的礼仪常识

  在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个公司的声誉,下面整理了一些文秘接电话的礼仪常识,希望对大家有所帮助!

文秘接电话的礼仪常识

  文秘接电话的礼仪常识

  (一)、及时接电话

  一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,6遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。

  (二)、确认对方

  对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:“喂!哪位?”这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某。”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”

  (三)、讲究艺术

  接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。

  最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

  (四)、调整心态

  当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。

  打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。

  (五)、左手接听电话

  便于随时记录有用信息。

  禁忌用语

  (一)、在接电话时切忌使用“说!”“讲!”。

  (二)、说讲是一种命令式的方式,即难让人接受,又不礼貌。有的人在接听电话时,一接起电话马上说:“说”或“讲”, 或者多加一两个字“听到,说!”

  (三)、这种行为在公司、企业内部也许还可以理解,由于某种原因工作繁忙,时间紧张,没有太多的时间应对电话,希望对方直截了当,别浪费时间。但这种硬邦邦的电话接听方式显得过于粗鲁无礼,有一种盛气凌人的气势,好像是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说,老子没空和你在电话里啰嗦!

  (四)、有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”,干脆一声不吭将电话挂了。本来还想联系一些业务或者提供一些信息,一听他这口气就不舒服,说了等于白说,这种人懒得理他。

  (五)、大家每个人都希望别人以礼相待,有谁愿意同不懂得礼貌的人打交道呢?所以,在接听电话时,一定要注意应有的礼貌。

  电话礼仪原则

  在人与人之间,模糊有利于审美,而清晰则有利于合作。客观地说,人与人交往都是有一些或表或里的缘由的,而这些缘由的目标都是合作,商务往来是一种合作,摆脱寂寞也是一种合作,即便是复仇也要在你的合作下才能如愿以偿。

  而合作的基础是资源。你如果没有对方需要的资源(资源、权势、美貌、才华、个性、善良等等),就不要指望对方会积极,持久地对待你,其实我们也是这样,你在乎的东西才会吸引你。

  为了很好地与人合作,同时也给自己更多的机会,我们就必须和清楚地表现自己的资源和做人的原则,所谓”丑话说在前头“,就是使大家都知道你的原则,你不能接受什么,你不可失去什么,你的原则表述的越清楚,别人也就越知道该怎样对你,就像领袖必须让所有人敬畏一样,表现出个性中强悍的一面不是坏事,事实证明,这更有助于导致长期的合作,同时也更公平,就像在运动员比赛前一定要让他知道比赛规则一样,这种意义上说火比水更安全,因为人们知道火的厉害故而比较谨慎,而水却很难让人觉得敬畏,这使人们更容易在水中犯错误。

  学会感激

  成功学家安东尼指出:成功的第一步就是先存一颗感激的心,时时对自己的现状心存感激,同时也要对别人为你所做的一切怀有敬意和感激之情。如果你接受了别人的恩惠,不管是礼物,忠告,或帮忙,而你也够聪明的话,就应该抽出时间,向对方表达谢意。

  领袖的责任之一便是谢谢。那些当选的领导人,总是要拿出一些时间去答谢曾经支持和帮助过他们的人或组织的,非如此,他便不可能得到继续的乃至更多的支持,过河拆桥的人是走不远的。

  无数的事实证明,及时回报他人的善意且不嫉妒他人的成功,这不仅会赢得必要而有力的支持,而且还可以避免陷入不必要的麻烦。嫉妒逼人不仅难以使自己”见贤思齐“,虚心向善,而且也会影响自己的心情和外在形象,更主要的是,这会使自己失去盟友和潜在的机遇,甚至还会树立强敌——因为一般来说,被别人嫉妒的人应该不会是弱者,以”一报还一报“的心理,他也不会对你太客气。

  你怎样对待别人,别人就会怎样对待你。

  一个过路人到加油站问路,并打探前边镇子的人怎样,加油站职员反他从前的住的镇子怎样,过路人回答”糟透了“。职员于是说:“我们这个镇子的人也一样。”随后,第二个人驾车来到这里,并问了相同的问题,当驾车员回答说他们原来镇子人很友好后,职员说:“我们这个镇子的人完全一样。”

  人际关系就是善意的关系。人是三分理智,七分感情的动物。士为知己者死,从业者可为认可自己存在价值的上司鞠躬尽瘁。“给予就会被给予,剥夺就会被剥夺,信任就会被信任,怀疑就会被怀疑。爱就会被爱,恨就会被恨。”

  行为孕育行为,你对我友善,我对你也友善,如果你对我不友好,我也 不可能友好的对待你——这就是心理学互惠关系定律。

  如果你拥有对别人有用的信息而不与别人交流,那么你会发现一些有趣的事情,既别人拥有的对你有用的信息也没有告诉你。

  帮助别人也是帮助你自己。爱默生说过:人生最美丽的补偿之一,就是人们真诚地帮助别人之后,同时也帮助了自己。伸出你的手去援助别人,而不是伸出你的脚去绊倒他们。一个与人为善,一心做事的人也许会流一些血,但胜利最终回属于他的。

  惯子如杀子

  中国有句古话,叫做“惯子如杀子”。这句话用于人际关系和国际关系。传统的中国伦理教育我们,要做君子,要宽容,不要与小人一般见识。但问题是你做君子,他未必做君子,你宽容,他未必宽容,你不和他一般见识,他未必不找你的晦气。做人不能太一厢情愿了,一厢情愿是一种主观的做法,一种谦虚中的傲慢。

  一味迁就挑衅者和违规者的结果往往是小人得志,君子遭殃。就像在一个房间里,你气喘吁吁,,却有人坐在你旁边好不体贴的冒烟,如果你不告诉他你的感受,你就得走开;而如果你走不开,你就得忍受下去,而冒烟的人也决不会感激你的“宽容”。你在帮助他养成不顾及别人感受的习惯和性格。你害了自己也害了他,因为一个人是迟早要为性格的缺陷付出代价的。

  有容乃大是结果,不是前提。对敌人容忍,就是对自己的扼杀和残忍,慈悲对某些人可能有帮助,但对某些人可能有坏处。慈悲必须因人而异,决不能对每个人都用同样慈悲的态度对待他。一百人有一百种样子,因此必须用一百种不同程度的慈悲对待他们。

  我们提倡合作,但我们也不惧怕冲突,而且常常是,我们在冲突中会有更进一步的提高,在变革的时代,冲突是不可避免的,必须要学会在冲突中成熟和成长。人无论矛盾轻飘飘。

  一切着眼于未来

  就像女孩子需要真诚(真诚就意味着花时间,有耐心)地去追求一样,人迹关系是需要一些耐力的。在这个意义上,宽容就是耐心,就是给第二次机会。即便有过一次背叛和冒犯,但只要不是死怨,就要以一切着眼于未来的心态,给对方改正的机会(但只给一次机会),从而有助于重新合作。

  事实上,这种机会往往也是给自己 的,就像自己会荒唐,会短视,会无意冒犯别人一样,别人也是可以原谅的,但同样的错误只能犯一次,确认可以无意一次,却不可能无意二次,如果不是对方弱智,至少说明他不在乎你说过的话,而不在乎你说过的话,其实就是不在乎你。

  “精神之路与人类命运都要经过所有的人。所有的人没有吸收的东西极少有机会幸存。”宽容有一种浅移默化的力量,它使人们不知不觉地吸收彼此的营养,从而一同强大。

  “弱者才会残忍,唯强者懂得温柔。”用体谅改变别人,和不相投的人相处是一种思维艺术。只有强者才会宽容,宽容的基础是强大,是自信,是不易受伤。

  要学会对事不对人 ,在你给别人第二次机会之前,一定要告诫自己“是事错了,而不是人错了。”这样你就可以给他一个完整的机会。

  永远不要和人正面冲突,永远!伤人的话永远不要说出口,要给双方都留有余地。下棋讲余味,做人也是,不要忘了,你留给别人的余地也是留给自己的。

  使未来显得比现在重要,也是利于促进合作的,古语说:无希望处无努力,无梦想处无民生。那些成功的领袖人物大多善于用灿烂的.前景吸引追随者,他们向追随者灌输一种信念,让他们相信自己的看法,人格以及对未来的理念。同样的,为了使人们乐于你合作,你也需要用合作的前景鼓舞彼此,一起游向最明亮的所在。

  电话的基本礼仪

  (一)重要的第一声

  当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心 里一定很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说:"你好, 这里是XX公司",但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。

  因此要记住,接电话时,应有"我代表单位形象"的 意识。

  (二)要有喜悦的心情

  打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化, 所以即使在电话中,也要抱着"对方看着我"的心态去应对。

  (三)清晰明朗的声音

  打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够 "听"得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因 此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。

  (四)迅速准确的接听

  现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3秒种,若长时间 无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是"喂"了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。

  (五)认真清楚的记录

  随时牢记5W1H技巧,所谓5W1H是指① When何时② Who何人③ Where何地 ④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要 的。对打电话,接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于 5WIH技巧。

  (六)了解来电话的目的

  上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌只说"不在"就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来电的目的,如自己无法处理, 也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。

  (七)挂电话前的礼貌

  要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别, 说一声"再见",再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。

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