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人事档案收集注意事项

时间:2021-03-12 09:30:34 文秘知识 我要投稿

人事档案收集注意事项

  人事档案收集注意事项篇一

  一、人事部门设置专门的人事档案管理员。

人事档案收集注意事项

  人事档案管理员的职责主要是负责纸质档案的建档、整理和保管,以及电子档案的及时录入、更新与管理工作。

  二、入职、离职档案管理。

  人事档案属于公司重要保密资料,公司规定员工入职一周内,人事部门必须完成建档工作,且一经建档,不得擅自销毁,即便员工离职,最少得再保存两年不得销毁,有竞业禁止的则需保存更长。

  三、设立专门的人事档案保管室。

  主管及以上人员因工作原因而借阅其下属员工档案,可借阅但仅限于在档案保管室现场借阅查看,且需经上一级主管领导和人事部门负责人的同时签批核准,方可借阅。

  四、电子档案永久保存只能查阅

  不能下载或拷贝,且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码,不能越级或跨部门查看,只能看自己下属的`电子档案,且有敏感信息还会单独改变查看权限。如:薪酬、奖惩、绩效。

  五、其他规范:

  如编号管理、档案室管理等规定、借阅档案管理记录、电子档案录入时效管理及敏感的薪酬等财务人员单独录入。准确性和操作注意事项等。对档案管理员进行全面的规范指导和考核检查,确保档案管理万无一失。

  人事档案收集注意事项篇二

  1、管理范围:专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的。

  2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。

  3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间,其档案由本院室保管,刑满释放或解除劳教后,重新安置的,其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。

  4、除管理人员外,无关人员不得进入档案库。

  5、档案的管理

  (1)根据气候的不同变化,经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

  (2)对所管理的必须逐人登记注册。

  (3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号,发现编错或放错位置纠正;每装卸要按登记册全面检查一次档案,发现漏缺档案朣查找。

  (4)任何人不得私自保存他人的档案材料,对私自保存他人档案材料拒不交出者,应追究其责任。

  (5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术,逐步实现档案管理的科学化。

  6、管理干部、工人必须建立档案正本。

  1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料,构成包括下列十项内容。

  (1)履历表及其他简历材料等。

  (2)自传及属于自传性质的材料。

  (3)各种鉴定。

  (4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

  (5)政治历史审查材料及甄别复查材料,工龄更改材料等。

  (6)参加中国共产党和共青团的材料。

  (7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。

  (8)处分、撤销处分和甄别复查材料。

  (9)任免呈报表,确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表,出国人员审批表,调整工资审批表,工资级别登记表,离休、退休、退职审批表等。

  (10)其他可供组织参考材料,如本人的思想、工作、学习总结检查,死者生平介绍,更改民族材料等。

  2、查阅和借用,应遵守下列规定:

  (1)一般不得查阅,如必须有关人员的情况,由档案管理人员提供。

  (2)必须查阅档案时,只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况;各党支部发展党员必须查阅档案时,支部书记和组织委员查阅。

  (3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

  (4)查阅档案者,必须填写查阅什么问题,查阅日期逐项进行登记。

  (5)查阅档案,必须严格遵守保密制度,严禁在档案卷内涂改,圈划及撤换档案材料,不得向无关人员泄漏被查档案内容,违者应追究责任。

  (6)查阅档案时,不得抄录档案内容,如特殊情况,须经人事办主任允许后方可抄录,抄录的材料应近期送回档案室处理。

  (7)外调人员一般不得查阅档案,如特殊情况需查阅时,必须持县级以上组织、人事部门介绍信,并有两名正式党员方能查阅。

  (8)档案一般不是,在特殊情况下,经批准可以借出,但借出时要及时登记,按期归还,如不按时归还,要及时催收,以免遗失。

  3、转递档案应遵守下列规定:

  (1)档案要通过机要交通仁慈,不能公开邮寄或本人自带。

  (2)档案转出要及时追收回执,以防档案丢失。

  (3)收到外单位的档案,要及时核对,核对无误差后,在回执上签名盖章后退回回执。

  4、凡归档的材料,均应 经过认真的鉴别;属于归档的材料,必须手续完备,完整无缺;需经组织审查盖章和本人签字的,应盖章签字后才能归档。

  5、凡归入档案的材料,均应按照中央组织部《关于干部档案材料,归档的暂行规定》整理,不应归入干部档案的材料,不得入档;凡归入工人档案的材料,要参照省劳动局(1981)63号文件的准则归档;归档材料应做到分类准确,编目清楚,目录排列合理,标题完整,装订整齐,字迹清楚。

  6、保管档案工作人员守则如下:

  (1)坚持党的原则,认真贯彻执行党的政策,严格按照档案工作的各项规章制度办事

  (2)严格遵守保密制度,不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

  (3)严禁在档案库吸烟,保护档案安全,经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

  (4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

  (5)热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,努力提高业务水平和工作能力。

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